Vous croulez sous les tâches ? Alors n’attendez pas, appliquez dès maintenant le principe de Pareto ! (Suite et fin)
Le principe de Pareto (Vilfredo Pareto, économiste italien, 1848-1923) ou principe des 80/20 est est un phénomène empirique constaté dans de nombreux domaines, une prédiction selon laquelle 80% des effets proviennent de 20% des causes.
Non seulement il s’applique aux tâches et va vous simplifier la vie, mais en plus il est (presque) universel. Autrement dit, il est valable pour (presque) tout ce qui nous entoure.
Vous n’avez pas lu notre article d’introduction sur le principe de Pareto. Retrouvez-le ici.
Le principe de Pareto est applicable dans tous les domaines de notre vie. Voyons comment nous pouvons utiliser ces connaissances pour mieux exécuter nos tâches.
1. Analysez vos activités à fort impact
Il s'agit de la première étape cruciale. Parmi toutes vos tâches, il y a des activités à fort impact.
Créez-vous une liste de 3 à 4 activités à fort impact. La meilleure façon d'y parvenir est de créer une liste de toutes les tâches que vous réalisez régulièrement.
Imaginez que nous ne puissiez en réaliser chaque jour qu’une parmi celles-ci et donc, définissez celle qui est susceptible de donner le plus de résultats.
Maintenant que vous avez trouvé votre activité à fort impact, ajoutez-en deux qui apportent elles aussi un résultat clairement supérieur aux autres. Vous avez maintenant la liste de vos 3 activités à fort impact.
Que faire des autres ? Les déléguer à quelqu’un d’autre, par exemple.
Cette méthode est basée sur le processus de priorisation présenté par Brian Tracy, auteur du livre Eat that frog, qui nous dit que 90% de la valeur que vous apportez à votre activité est issues de ces 3 seules tâches.
2. Analysez le temps que vous passez sur ces tâches
Après avoir répertorié les activités à fort impact, analysez le temps que vous passez sur ces tâches. Soyez prêt à affronter une dure réalité ici.
La première fois que vous réaliserez cet exercice, il y a fort à parier que vous découvriez que vous n’avez pas consacré plus de 40 à 50% de votre temps à ces activités.
Vous vous rendrez compte que vous avez passé la majorité de votre temps à effectuer des tâches à faible impact. La principale raison probable pour laquelle il en est ainsi, est que les activités à fort impact, contrairement à celles à faible impact, ne fournissent pas toujours de gratification ou de résultats instantanés.
Les activités à fort impact sont souvent plus difficiles et chronophages, et présentent parfois un risque d’échec plus élevé ou une certaine monotonie.
3. Planifiez ces tâches sur votre calendrier
Les activités à fort impact devraient dominer votre calendrier.
Planifiez-les et structurez votre journée-type en fonction de celles-ci, en vous assurant que vous passez la majorité de votre temps sur ces activités, en déléguant ou intercalant les tâches à plus faible impact.
Cela vous permet de vous concentrer sur vos activités-clés et, en même temps, d'éviter la monotonie en alternant les tâches à fort et faible impact.
Évitez absolument le multitâche pour vos activités à fort impact. Concentrez-vous. Si c’est vraiment nécessaire ou inévitable, réservez le multitâche aux activités de moindre importance ou encore une fois… déléguez-les !
4. Faites un suivi et réorganisez si nécessaire
Le fait qu'une activité soit programmée dans votre calendrier ne signifie pas nécessairement que vous l’effectuerez au moment prévu.
Il est extrêmement important de revoir régulièrement votre planning pour vous assurer que vous passez bien le temps indispensable à la réalisation de vos tâches-clés.
En cas de déviation dans votre planning, réorganisez votre horaire et vos activités en vous focalisant sur ces tâches-clés.
Finalement, après un temps d’adaptation, vous parviendrez à une organisation optimale de vos activités à fort impact.
Le principe de Pareto est omniprésent. Plus tôt vous comprendrez et surtout, appliquerez la loi 80/20, mieux vous vous porterez !