Ga je gebukt onder de taken? Wacht dan niet langer en probeer vanaf nu het Pareto-principe uit (vervolg en einde)!
Het Pareto-principe (Vilfredo Pareto, Italiaans econoom, 1848-1923) of het principe van 80/20 is een empirisch gegeven dat in talrijke domeinen is vastgesteld. Het gaat hierbij om een voorspelling dat 80% van de uitkomsten zou voortkomen uit 20% van de oorzaken.
Deze regel is niet enkel toepasbaar op taken - en gaat dus je leven vergemakkelijken - maar is daarnaast ook (bijna) universeel. Met andere woorden, de regel geldt voor (bijna) alles wat ons omringt.
Heb je ons introductieartikel over het Pareto-principe niet gelezen ? Je vindt het hier terug.
Het Pareto-principe is toepasbaar op alle domeinen van ons leven. Eens kijken hoe we deze kennis kunnen gebruiken om onze taken beter uit te voeren
1. Ga na welke activiteiten een hoge impact hebben
Het gaat hier om de eerste cruciale stap. Tussen alle taken die je moet doen, zijn er activiteiten met een hoge impact.
Maak voor jezelf een lijst van 3 à 4 high-impact activiteiten. De beste manier om daartoe te komen is om een lijst te maken met alle taken die je regelmatig uitvoert.
Beeld je in dat je er daarvan maar één per dag kan uitvoeren en bepaal welke waarschijnlijk de meeste resultaten zal opleveren.
Nu je de activiteit met de hoogste impact hebt ontmaskerd, voeg je er daar nog twee aan toe die ook duidelijk een grotere invloed hebben dan andere taken.
En de andere? Die laat je bijvoorbeeld door iemand anders uitvoeren.
Deze methode is gebaseerd op het proriteringsproces dat Brian Tracy heeft voorgesteld, auteur van het boek Eat that frog. Volgens hem is 90% van de waarde van al je activiteiten afkomstig van deze 3 taken.
2. Onderzoek hoe lang je aan deze taken bezig bent
Nu je weet welke acitiviteten de meeste impact hebben, is het tijd om na te gaan hoe lang je daarover doet. Bereid je voor op de harde waarheid.
De eerste keer dat je deze oefening doet, zal je waarschijnlijk ontdekken dat je niet meer dan 40 of 50% van je tijd aan deze activiteiten hebt gespendeerd.
Je beseft dat je het grote deel van je tijd aan taken met weinig impact hebt besteed. De hoofdreden daarvoor is waarschijnlijk dat de high-impact activiteiten, anders dan die met lage impact, niet altijd een beloning of onmiddellijk resultaat opleveren.
De activiteiten die een hoge impact hebben zijn vaak moeilijker en tijdrovender. Bovendien is het risico op mislukken bij deze taken soms hoger of is er sprake van eentonigheid.
3. Plan deze taken in je agenda in
Activiteiten die een hoge impact kennen, zouden je agenda moeten overheersen. Plan ze en structureer je dag in functie van deze taken, zodat je zeker bent dat je het grootste deel van je tijd hieraan besteedt. Minder invloedrijke taken delegeer je of doe je tussendoor.
Dit zorgt ervoor dat je je kan concentreren op je kernactiviteiten en tegelijkertijd voorkom je eentonigheid door de afwisseling van taken met hoge en lage impact.
Vermijd te allen tijde om aan multitasking te doen bij activiteiten met hoge impact. Focus je. Als het echt nodig of onvermijdelijk is, bewaar multitasken dan voor activiteiten die minder belangrijk zijn of nogmaals … geef ze aan een ander!
4. Volg op en herorganiseer indien nodig
Dat een activiteit in je agenda gepland staat, betekent nog niet noodzakelijk dat je die ook zal uitvoeren op het daarvoor voorziene moment.
Het is van extreem belang dat je regelmatig de planning herziet om er zeker van te zijn dat je de nodige tijd aan je kerntaken spendeert.
Zijn er afwijkingen in je planning? Herorganiseer dan je uurrooster en activiteiten met een focus op deze kerntaken.
Uiteindelijk, na een periode van aanpassingen, zal je een optimale organisatie van je high-impact activiteiten bekomen.
Het Pareto-principe is overal. Hoe sneller je de 80/20 regelt begrijpt en, nog belangrijker, toepast, hoe beter het wordt!